Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung der Digitalisierung. Wie dieser mit einer ERP-Software begegnet werden kann, lesen Sie hier.
Der Druck auf Unternehmen aller Branchen wächst seit Jahren stetig. Das Zusammenrücken der Märkte, immer neue Technologien und Geschäftsfelder in Kombination mit globalen Wertschöpfungsketten und nicht zuletzt den Anforderungen in Sachen Nachhaltigkeit, sorgen für stetigen Innovationsdruck.
Dabei gilt es die Digitalisierung nicht als Hürde, sondern vielmehr als Chance zu begreifen. Dank neuer digitaler Prozesse lassen sich Ressourcen auf allen Ebenen des eigenen Unternehmens einsparen, die dann gewinnbringend an anderer Stelle eingebracht werden können. Mit einer ERP-Software implementieren Unternehmen genau das Tool, dass es braucht um den Herausforderungen bestmöglich begegnen zu können. Die Bedeutung eines ERP-Systems für die Digitalisierung ist somit sehr hoch.
Die Notwendigkeit der Digitalisierung
Digitalisierung ist ein weitverbreiteter Begriff, der vor Allem im unternehmerischen Kontext immer wieder auftaucht. Im Kern geht es dabei um die Umgestaltung analoger Prozesse hin zur digitalen Steuerung dieser. Durch den Einsatz digitaler Technologien sollen dabei die Abläufe im Unternehmen effizienter gestaltet werden.
Zu den weiteren Zielen zählen die Erweiterung des eigenen Geschäftsfeldes sowie die Etablierung neuer Produkte und Dienstleistungen. Ebenfalls kann die Bindung der eigenen Kunden, sowie die Gewinnung neuer Kunden als ein Kernziel der Digitalisierung in Unternehmen beschrieben werden.
Dabei müssen Unternehmen ihre Prozesse digital abbilden. Das Kernstück der digitalen Infrastruktur eines Unternehmens stellt dabei die ERP-Software dar.
Was ist eine ERP-Software?
ERP steht für die unternehmerische Aufgabe des Enterprise-Resource-Planning. Hierbei gilt es, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Alle Ressourcen müssen dabei so auf die vorliegenden Prozesse geplant werden, sodass Verschwendungen wie auch Engpässe vermieden werden können. Dazu bildet eine ERP-Software zunächst sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten zentral an einem einzigen Speicherort zusammen. Dadurch werden Datensilos einzelner Abteilungen aufgebrochen und der Weg für effizientere und schlankere Prozesse geöffnet. Informationen können schneller und verlässlicher geteilt werden. Alle Mitarbeiter arbeiten fortan mit denselben Daten, was letztlich auch zur Fehlerminimierung beiträgt.
Dazu setzt sich eine ERP-Software aus mehreren Modulen zusammen. Jedes dieser Module repräsentiert einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen und deckt diesen softwareseitig ab. Innerhalb der Module finden sich zahlreiche Funktionen, die die jeweiligen Prozesse unterstützen und an einigen Stellen sogar gänzlich automatisieren.
Funktionen einer ERP-Software
Eine ERP-Software verfügt je nach Branche über all jene Funktionen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Daher ist jedes ERP-System letztlich unterschiedlich. Gleichsam gibt es einige Standardfunktionen, von denen so gut wie jedes Unternehmen profitiert. Werfen wir einen Blick auf einige dieser und klären deren Nutzen für die Praxis.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Ein CRM-System bündelt sämtliche Maßnahmen, die ein Unternehmen zur Bindung seiner Kunden unternimmt. Für jeden Kunden wird eine eigene Kundenakte angelegt, in der sämtliche Informationen zu diesem gespeichert sind. Darauf kann dann sowohl der Service, wie auch das Marketing und der Vertrieb zugreifen. Alle Akteure sind immer mit allen wichtigen Informationen versorgt und können so individueller auf die Kunden eingehen. Diverse Automationen sorgen zudem für Entlastungen der Mitarbeiter, die dann mehr Zeit für die eigentliche Arbeit am Kunden aufwenden können.
Dokumentenmanagement-System (DMS)
Alle Dokumente, die in einem Unternehmen umherlaufen, erstellt werden oder dieses verlassen, werden in einer zentralen, klar definierten und allen Akteuren zugänglichen Ordnerstruktur gespeichert. Jedes Dokument liegt in einer einzigen validen Version vor, was mehr Prozesssicherheit schafft und Informationen schneller fließen lässt.
Finanzen
Mit einem Finanz-Modul werden alle Finanzströme innerhalb des Unternehmens digital erfasst. Diverse Funktionen sorgen dafür, dass Buchungen automatisiert werden oder auch Arbeitszeiten direkt an die Lohnbuchhaltung überführt werden können. Auch Rechnungen und Mahnungen können vollautomatisiert versandt werden, was enorm viel Zeit einspart und Raum für wichtigere Prozesse schafft.
Projektmanagement
Ein Projektmanagement-Modul bietet Unternehmen die Möglichkeit bei der Kalkulation von neuen Projekten auf historischen Daten vergangener Projekte aus dem ERP zurückzugreifen. Einzelne Projektabschnitte lassen sich definieren und mit den notwendigen Ressourcen planen. Arbeitszeiten der Mitarbeiter können direkt dem jeweiligen Projekt zugewiesen und dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
Fazit: Digitalisierung mit dem ERP-System im Zentrum
Die Digitalisierung stellt eine der zentralsten Herausforderungen der Gegenwart dar. Mit einer ERP-Software haben Unternehmen die Möglichkeit, mit nur einem einzigen Tool das gesamte Unternehmen digital abzubilden. Damit die Potentiale des ERP-Systems jedoch voll ausgeschöpft werden können, muss dieses zwingend zum eigenen Unternehmen passen. Um dies zu gewährleisten, können Unternehmen beispielsweise die Dienstleistungen kostenloser IT- und ICT-Berater in Anspruch nehmen. Derartige Dienstleister agieren anbieterunabhängig und sind somit in der Lage, neutrale Beratungsleistungen zu erbringen.